Povestea „Anei”, asistentul digital care a modernizat educația timpurie în Constanța

În primăvara anului 2025, grădinițele din județul Constanța au făcut un pas important spre viitor, renunțând la formularele pe hârtie și la cozile la ghișeu. Totul a fost posibil datorită unei inițiative pilot de transformare digitală, coordonată de CITYINNOHUB – Hubul European de Inovare Digitală din Sud-Estul României.

Provocarea
Procesul tradițional de înscriere la grădiniță era unul greoi, bazat pe dosare cu șină, copii după acte și mult timp pierdut, atât pentru părinți, cât și pentru personalul administrativ. Totul era manual, consumator de resurse și predispus la erori.

Soluția
În fața acestor provocări, echipa CITYINNOHUB a venit cu o soluție inovatoare: un asistent digital inteligent, numit Ana, integrat direct pe site-ul Inspectoratului Școlar Județean Constanța. Folosind tehnologie de tip chatbot (Druid), Robotic Process Automation (UiPath) și cloud Microsoft Azure, „Ana” a ghidat părinții pas cu pas în procesul de înscriere. Părinții au putut încărca actele necesare direct online, iar documentele au fost procesate automat cu ajutorul tehnologiei OCR, generate sub formă de PDF și transmise în format digital către platforma națională SIIIR. Întregul flux a fost automatizat de la început până la sfârșit, eliminând complet hârtia și deplasările inutile.

Rezultatele
Transformarea a fost rapidă și vizibilă. În doar două luni, peste 100 de cereri de înscriere au fost procesate digital în 14 grădinițe, iar timpul mediu de procesare a unei cereri a scăzut cu peste 70% – de la 20 de minute la doar 5 minute pe cerere!
Părinții s-au bucurat de un proces mai simplu și mai transparent, fără să mai fie nevoie să stea la coadă sau să aducă dosare cu acte. Pentru angajați, eliminarea birocrației a însemnat mai mult timp pentru activități educaționale și un efort administrativ mult redus.

Investiția
Proiectul a fost susținut din fonduri publice, prin resursele CITYINNOHUB, cu sprijinul tehnologic oferit gratuit de parteneri privați, iar grădinițele au contribuit cu timpul și infrastructura existentă.
Modelul de colaborare public-privat a demonstrat că digitalizarea serviciilor publice este posibilă și sustenabilă, chiar și în instituții cu bugete reduse.

Lecții învățate
Implicarea directă a educatorilor în proiectarea chatbotului a făcut ca soluția să răspundă exact nevoilor reale din grădinițe. Au fost necesare ajustări pe parcurs, iar lipsa unui mediu de testare a adus provocări, dezvoltarea făcându-se „din mers”, chiar în timpul înscrierilor reale. Un alt aspect important a fost necesitatea de a sprijini și părinții mai puțin familiarizați cu tehnologia, ceea ce a arătat că digitalizarea trebuie însoțită de măsuri de incluziune digitală.

Impact social și economic
Digitalizarea înscrierii la grădiniță a adus economii de timp, bani și resurse pentru comunitate. Procesul este acum mai accesibil, inclusiv pentru familii din mediul rural sau cu mobilitate redusă, iar datele sunt gestionate mult mai eficient și sigur. Estimările arată că, dacă această soluție ar fi implementată la nivel național, s-ar putea economisi anual peste un milion de euro doar din reducerea birocrației și a costurilor cu hârtia.

Concluzie
Povestea „Anei” nu este doar despre tehnologie, ci despre cum digitalizarea poate schimba în bine viața oamenilor și modul în care funcționează serviciile publice. CITYINNOHUB va continua să sprijine grădinițele, școlile și alte instituții din regiune să facă pași siguri spre viitor, cu soluții digitale concrete și adaptate nevoilor reale.

Link articol publicat pe website-ul retelei EDIH: https://european-digital-innovation-hubs.ec.europa.eu/knowledge-hub/success-stories/digital-transformation-kindergarten-enrollment-constanta